К сожалению, ничего не найдено
Пожалуйста, попробуйте изменить ваш запрос

Показано1-10

Как оптимизировать организационную эффективность с помощью SAP-системы для управления документами

Вы знали, что около 60% рабочего дня среднестатистического сотрудника компании уходит на работу с документами? А теперь представьте, насколько эффективной была бы работа, если бы сотрудники могли распределять это время равномерно между своими задачами. 

Справиться с возросшими объемами работы по документообороту и автоматизировать все процессы, связанные с ним, вам поможет SAP Document Management System (SAP DMS).

SAP DMS — это кроссплатформенный компонент системы SAP для хранения, управления, редактирования и обеспечения доступа к любым документам и цифровым активам предприятия. Он позволяет структурировать всю информацию, как в цифровом, так и в бумажном виде. С его помощью вы также можете создавать под каждый вид документа его виртуальную копию.

Отличительная особенность этого решения заключается в его глубокой интеграции с другими модулями SAP-системы, что предоставляет быстрый доступ к оригиналам документов.   

Основные возможности модуля

SAP DMS позволяет собирать и управлять:

  • CAD-моделями и чертежами;
  • файлами Microsoft Office;
  • отсканированными изображениями;
  • мультимедийными файлами;
  • любыми другими электронными файлами, которые следует хранить и контролировать в безопасной среде. 

С помощью модуля вы можете:

  • создать единый репозиторий для хранения всех документов;
  • управлять оригиналами документов из любого модуля SAP-системы; 
  • находить нужные документы по ключевым словам;
  • выбирать место их хранения; 
  • контролировать статусы документов и управлять ими;
  • создать иерархию документов;
  • настраивать права доступа;
  • проверять подлинность документов (цифровая подпись);
  • управлять версиями документов.

Неважно, к какой сфере относится ваш бизнес: решение подойдет для представителей ритейл-индустрии, здравоохранения, автомобилестроения и других бизнес-областей, которые ежедневно работают с большим объемом документации. 

Особенности внедрения SAP DMS

Первая особенность модуля заключается в том, что его необязательно внедрять вместе с SAP ERP. Это можно сделать до, параллельно или после внедрения основных компонентов ERP-системы — PP, MM, SD FI или CO. SAP DMS также может быть внедрен как надстройка к базовой конфигурации SAP ECC.

Вторая особенность — возможность внедрить модуль отдельно от других решений SAP. SAP DMS является компонентом системы SAP, поэтому может быть реализован как начальный этап его развертывания. 

Как работает модуль

С помощью SAP DMS в системе создается инфозапись документа — эквивалент файловой папки в любой стандартной операционной системе. В ней безопасно хранятся технические чертежи и файлы любого формата и типа. При необходимости доступ к тем или иным документам может быть открыт для определенных групп пользователей.  

Все инфозаписи содержат в себе несколько ключевых элементов, которые расширяют объем доступной информации и включают в себя:

  • свойства документов и информацию о сохраненных файлах. Например, их размер, количество страниц, тип, место хранения и другое;
  • классификационные данные — дополнительные метаданные документа;
  • ссылки на другие объекты SAP. Например, заказы на поставку или другие материалы, связанные с SAP. 

Status Network

SAP DMS предоставляет интуитивно понятный алгоритм работы с документами, который называется Status Network. Он позволяет отслеживать и контролировать документы на всех этапах их жизненного цикла. 

Каждая инфозапись начинает свой жизненный цикл в SAP DMS в статусе “In Work” или “New”. После этого запись можно просмотреть, отредактировать, обновить или удалить — все зависит от функционала, который доступен тому или иному пользователю, работающему с документом. 

Инфозапись также может быть переведена в статус “In Review”. На этом этапе исходный файл, как правило, заблокирован. Блокировка означает, что пользователи не могут вносить никакие изменения в документ, пока он рассматривается контролирующим лицом. 

Если запись не проходит утверждение, она возвращается в статус “In Work” с дополнительными примечаниями или задачами. Если контролирующее лицо утверждает документ, он переходит в статус “Released”. 

Помимо этого, SAP DMS предоставляет пользователям возможность преобразовывать исходные файлы любого формата в PDF-файлы или другой универсальный формат для просмотра 2D- и 3D-файлов.

Специалисты LeverX легко внедрят SAP DMS в бизнес-процессы вашего предприятия и настроят его в соответствии с вашими требованиями. С нашей помощью вы убедитесь, что работа с документами может быть удобной и не отнимает много времени.

Новости