Вебинар: Procurement Operations Desk. Умная система управления задачами

Управлять стратегиями закупок в организации стало проще с появлением SAP Ariba Procurement Operations Desk — новой функциональности для SAP Ariba Buying и SAP Ariba Sourcing. LeverX и SAP СНГ провели совместный вебинар и рассказали об основных преимуществах и пользе решения для управления стратегиями закупок. 

Эффективность закупок на предприятии, как и любой многоуровневый процесс, зависит от того, насколько грамотно организована реализация каждой из его операций. Уже на этапе обработки заявок на закупку у участников процесса возникают сложности:

  • Необходимость ручной обработки более 40% запросов на закупку;
  • Многоступенчатое согласование: в процесс вовлечены категорийные менеджеры, закупщики и другие сотрудники.

На каждой ступени согласования у участников процесса появляются вопросы и затруднения.

Конечный пользователь, создавший заявку на закупку, не всегда понимает, исчерпывающую ли информацию он предоставил, когда заявка будет выполнена и почему она находится на том или ином этапе согласования.

Категорийный менеджер получает от десятков до сотен заявок в день и тратит немало времени на то, чтобы вручную приоритизировать их обработку и запросить недостающую информацию у заявителей.

Руководители отделов закупок и центров общего обслуживания часто не знают, какие из задач уже взяты в работу. Если выясняется, что какие-то заявки не обработаны, им приходится срочно перераспределять рабочую нагрузку, назначая ответственных за обработку.

 Забыть об этих трудностях можно с новой дополнительной функциональностью для модулей SAP Ariba Buying и SAP Ariba Sourcing — SAP Ariba Procurement Operations Desk (POD). Это приложение для автоматизации процесса закупок. Оно обрабатывает запросы на закупку и распределяет задачи между сотрудниками.

Как работает Procurement Operations Desk для SAP Ariba Sourcing?

После подключения приложения к SAP Ariba Sourcing все заявки на закупку, в задачи которых включена группа POD, автоматически направляются в Procurement Operations Desk для обработки.

На основании уже настроенных правил каждая заявка назначается менеджеру. Во вкладке «Неназначенные задачи» отображаются заявки, не подошедшие ни под одно правило. В этом случае ответственный категорийный менеджер может начать выполнять задачу, отметить ее как выполненную, создать дополнительную задачу (если ему нужна информация от другого сотрудника), перейти в проект и просмотреть его. К задаче также можно оставлять комментарии и вложения.

Возможности POD для SAP Ariba Buying

В приложение направляются все заявки, в процессе утверждения которых назначена группа POD. К каждой заявке при утверждении назначается категорийный менеджер. В числе доступных действий во время работы над заявками —  возможность назначать состояния к задачам («Ожидается ответ продавца», «Ожидается разъяснение от автора запроса» и др.).

Как распределены роли в Procurement Operations Desk?

Три основные роли, которые присваиваются пользователям системы управления закупками, — администраторы, менеджеры и агенты.

 Агенты — сотрудники, которые отвечают за обработку заявок: проверяют детали по заявкам, вносят необходимые изменения и назначают предпочтительных поставщиков.

Менеджеры — пользователи, распределяющие рабочую нагрузку внутри команды и контролирующие сроки выполнения задач.

Администраторы настраивают распределение задач и приоритетов в системе. Они же при необходимости загружают возможные причины отклонения заявки и дополнительные состояния задач; перезапускают распределения задач и выгружают данные по изменениям в POD. 

Топ-3 причин подключить систему управления закупками SAP Ariba POD

  1. Рабочая нагрузка распределяется эффективно: учитываются отпуска и загруженность каждого сотрудника. Также для разных категорий товаров можно создавать свои очереди и разделять их по коду компании/закупочной единице.
  2. Повышается прозрачность взаимодействия между командой и заявителями.
  3. Благодаря синхронизации данных между SAP Ariba Buying и SAP Ariba Sourcing можно отслеживать текущий статус задач и видеть новые заявки в течение пяти минут после их создания.